Digitalização de Documentos: do papel ao bit

O mundo do papel pouco a pouco está cedendo espaço para o mundo digital.

Digitalizar, arquivar, certificar, preservar, legalizar, localizar, resgatar. Mais que palavras, os conceitos que cada uma delas traz aglutinam ações efetivas no cotidiano corporativo.

Qual a legalidade de um documento digital é assunto de grande interesse. E se além de ter um documento dentro da legalidade se quiser que ele seja parte da memória de uma empresa ou pelo próprio aspecto legal ou pelo seu valor histórico. Trata-se de preservação digital. Abordagens sobre o assunto mostram que não há hoje um só meio de se garantir a preservação, mas sim um conjunto de medidas amplamente e permanentemente discutidas entre entidades nacionais e internacionais.

A crise documental

A tecnologia embora auxilie os profissionais no dia-a-dia de suas tarefas, cria, também um volume de documentos e informações que precisam ser gerenciados e avaliados. Entretanto, ao que parece, os profissionais estão sendo engolidos por uma avalanche sem fim de papéis, emails, mensagens de voz etc.

As novas tecnologias são capazes de compartilhar documentos, o que incrementa a eficiência do preparo de documentos, e também sua qualidade.

O uso do papel continua crescendo porque é um meio muito acessível, para a maioria das pessoas. É um recurso barato. É muito fácil tirar uma cópia de qualquer documento, mesmo que não seja necessário. Além disso, muitas pessoas preferem manter uma cópia em papel, apenas "por segurança", em função de não terem arquivos apropriados ou por desconhecimento dos processos de encaminhar e recuperar informações por meios eletrônicos.

Profissionais estão gastando mais tempo com documentos hoje do que faziam há 3 ou 4 anos atrás, muitos dos quais com baixo valor agregado e que ocupam o tempo destes executivos que deveriam estar ocupados com suas próprias funções executivas.

Aqui reside toda a importância de se ter uma gestão documental nas empresas. Cada empresa hoje deveria estar sendo estratégica nesta área. Que informações nós precisamos guardar? Em que forma? Por quanto tempo?

As companhias líderes estão usando, hoje, a gestão documental como vantagem competitiva - estão conquistando negócios por meio de melhores propostas, tornando seu pessoal mais eficiente para seus clientes, e alcançando baixos custos frentes à seus concorrentes usando melhor a tecnologia.

Com que tipo de equipamento digitalizamos?

Scanner rotativo

Scanner de mesa

Câmera fotográfica

O quê digitalizamos?

Livro

Microfilme (16mm e 35mm)

Microfichas

Cartão-janela

Outros

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