Escritório sem papel

Pilhas de papel sobre as mesas executivas e armários cheios são as marcas de um escritório de advocacia. Mas não tem que ser. A única maneira de evitar esse cenário é se tornar um "escritório sem papel" e ter os seus documentos digitalizados.

Os processos digitais, que deverão ser enviados e protocolizados por meio da internet, também devem ser armazenados e organizados por um sistema de GED, como o SOFTDOC.

Quais são as vantagens de transformar seu escritório em um sem papel

Aqui estão alguns dos benefícios da digitalização:

  • PDF's pesquisáveis:

  • Todos os documentos serão convertidos em PDF pesquisáveis, que permitem localizar imediatamente os documentos que você está procurando. Este formato tem a IDR (Intelligent Document Reader)que capta todo o conteúdo e permite realizar buscas de palavras-chave que irá procurar dentro desses documentos.

  • Economia de tempo e concentração em suas atividades principais:

  • Ser capaz de pesquisar milhares de documentos digitais sem ter de revirar pastas ou procurar documentos perdidos poupa tempo. Esse tempo economizado pode permitir que você se concentre em suas atividades principais e não de busca e localização de documentos.

  • Simplifica o trabalho:

  • Com a digitalização, você cortou os passos desnecessários do seu fluxo de trabalho, ou seja, delegação de tarefas de busca e localização, aumentando assim a eficiência do negócio, capacidade de coleta de informações e fluidez.

  • Organização:

  • Todos os documentos digitais são editáveis e serão etiquetados, catalogados e indexados de forma customizada para maximizar a conveniência e capacidade de gerenciamento.

  • Apresentação:

  • A digitalização oferece uma solução livre de desordem e não ocupa espaço físico no seu escritório. Escritório com papel projeta um ambiente inquieto e hostil, enquanto um sem papel, projeta um ambiente calmo e organizado.

  • Segurança:

  • As informações serão criptografadas para garantir a máxima segurança, confidencialidade e privacidade. O sistema com controle de usuários e níveis de permissão assegurará que todos os seus dados fiquem protegidos e à prova de falhas.

  • Gerenciamento e realização de Backup:

  • Será feito backup (cópia de segurança) de seus dados críticos em um local de armazenamento externo seguro e/ou nas nuvens. Isso irá protegê-lo de qualquer tipo de desastre - tanto de forças humanas e naturais, ou seja, incêndios, enchentes - e garantir que você tenha acesso rápido e de qualquer lugar aos recursos de sua empresa.

  • Custo-Eficiência e Economia:

  • Redução dos custos operacionais e economia em várias áreas por meio da digitalização. Como será a economia? Veja abaixo:

    (1) Diminui em até 70% os custos consumíveis (custos de correios, cópias, etc.). Você sabia que o documento é copiado, em média, 19 vezes, num escritório de papel?

    (2) Corte nos fundos destinados à compra de espaços de armazenamento extra, estantes, prateleiras, pastas, organizadores e móveis para escritório. Este fundo poderá ser usado de forma mais eficiente.

    (3) Aumento da produtividade, porque os funcionários não precisarão mais gastar seu tempo com papéis, ou seja, localizar documentos, organização de pastas, etc.

    (4) Buscar documentos para auditoria torna-se tarefa fácil e reduz a probabilidade de erros e distorções.  

    (5) Reduz o custo de manutenção e conservação dos documentos.

  • Satisfação do Cliente:

  • Menos tempo nas copiadoras, fax, máquinas de escritório e correios significa mais tempo com os clientes. Isso aumenta a satisfação do cliente, permite atender outras áreas de necessidade de seu negócio, lhe permite responder rapidamente às necessidades dos clientes e abre novas oportunidades de negócios.

  • Melhora na comunicação:

  • O fluxo de informação é mais unificado em duas frentes:

    (1) Em primeiro lugar, dentro da própria empresa, com a colaboração facilitada por documentos digitais, e

    (2) no compartilhamento da informação com os clientes, que torna-se fácil.

  • Tornar-se verde:

  • A digitalização pode ser um grande passo para a empresa contribuir para a gestão ambiental e ajudar a proteger o patrimônio biológico da Terra, tais como: árvores, de ser excessivamente consumida.

  • Ficar competitivo:

  • Alguns escritórios já incorporaram a digitalização em sua plataforma de negócios. A fim de evitar atraso, e ficar atrás de seus concorrentes, as empresas devem utilizar este serviço e agregar valor aos seus próprios serviços.

  • Portal privado:

  • Um portal personalizado e seguro será configurado para uma conta privada web  para que seus recursos digitais estejam acessíveis em todos os momentos. O portal privado online permitirá editar os documentos, fazer upload de arquivos, fazer comunicados aos seus funcionários e permitir a colaboração de seus clientes e funcionários.

  • Nada se perde:

  • Todos os seus documentos digitais poderão ser recuperados e você não terá que se preocupar  com a perda ou extravio de um documento.

Este diagrama fornece uma ilustração visual do que exatamente vai acontecer quando nossa empresa lidar com o seu processo de digitalização.

               

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