Criação de índice ou Indexação

A indexação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações, identificando a tipologia documental e criando um plano de classificação.

É um conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo do documento, possibilitam a elaboração de instrumentos de pesquisa. Esses instrumentos identificam, localizam, resumem ou transcrevem – em diversos graus e amplitudes – fundos, grupos, subgrupos, séries e peças documentais existentes num Arquivo Permanente ou Centro de Documentação, com a finalidade de controle e acesso ao acervo.

A indexação como instrumento de pesquisa

Um arquivo sem os instrumentos de pesquisa adequados corre o risco de se tornar um verdadeiro mistério para os usuários.

Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos.

Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao controle de um acervo, geralmente permanente, e com pelo menos uma identificação ou organização mínima. Têm como função principal disponibilizar documentos para a consulta.

Muitas vezes, as atividades de descrição são iniciadas durante a própria classificação dos documentos. A sistematização de informações geradas para o controle durante a organização pode ajudar a constituir ótimos instrumentos de pesquisa. Dados como o plano de classificação, os critérios de ordenação dos documentos nas séries, o arrolamento das datas-limite dos tipos documentais, entre outros, serão ótimos pontos de partida. Na organização arquivística, é necessário ter sempre em mente a importância das atividades de descrição. Igualmente importante é prever os instrumentos de pesquisa que poderão ser produzidos como resultado direto da classificação arquivística. Muitas vezes, uma informação, secundária no momento da classificação, pode vir a ser importante para a descrição do documento. Um bom planejamento pode concentrar esforços, ao coletar essa informação durante a classificação, agilizando a produção dos instrumentos de pesquisa.

Sem as referências mínimas da classificação, a descrição tende a esvaziar os significados dos documentos.

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Importância das atividades de descrição

A organização arquivística de qualquer acervo pressupõe não apenas as atividades de classificação, mas também as de descrição. Somente a descrição arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização dos documentos que o integram. Nesse sentido, podemos afirmar que as atividades de classificação só conseguem ter seus objetivos plenamente atingidos mediante a descrição documental. Sem a descrição, corre-se o risco de criar uma situação análoga à do analfabeto diante de um livro, que ele pode pegar e folhear, mas ao qual não pode ter acesso completo por não possuir meios que lhe permitam compreender a informação. A classificação arquivística, desprovida das atividades de descrição, somente é inteligível para as pessoas que organizaram o acervo.

Estrutura de diretórios: gerenciamento e organização de arquivos

Um segundo conceito importante é o de pasta, também chamada de diretório. Uma pasta, ou diretório, é muito semelhante a uma pasta de escritório: é utilizada para se agrupar vários arquivos (documentos). Cada pasta é identificada por um nome.

Uma pasta pode conter, além de arquivos, outras pastas, que, por sua vez, também podem conter arquivos e pastas, e assim sucessivamente. As pastas dentro de uma determinada pasta são chamadas de subpastas (ou subdiretórios). Este tipo de organização de pastas determina a hierarquia de pastas (ou hierarquia de diretórios) ou árvore de pastas (ou árvore de diretórios) do sistema operacional.

A seguir, um exemplo de organização em pastas:

Em termos gerais

Indexar um documento é identificar os metadados de forma organizada e classificá-los de acordo com o seu tipo documental, para que auxilie de forma efetiva a localização do documento.

Cada tipo documental possui seu conjunto de metadados.

Por exemplo, um contrato pode ter os seguintes metadados:

  • Nome do contratante

  • Nome do contratado

  • Tipo de contrato

  • Objeto

  • Data

  • Validade, etc.

É importante que a criação de metadados seja de forma controlada e planejada para não ter metadados mais do que o suficiente para localizar e gerenciar os documentos. O excesso de metadados encarece o projeto e dificulta a manutenção futura do acervo.

Ao planejar a digitalização dos documentos buscamos definir quais os tipos documentais serão digitalizados e como será a indexação e como serão agrupados de forma lógica para os usuários(taxonomia), garantindo uma boa "usabilidade" e facilitando a localização dos documentos.

Algumas tecnologias podem ser utilizadas no processo de indexação, por exemplo: digitação manual, OCR, OMR e Códigos de Barras.

Nossa solução: o SOFTDOC

O resultado da indexação é similar a uma planilha (tabela) contendo o nome do arquivo  digital e seus metadados. Esta planilha será utilizada para atualizar o sistema GED do cliente, criar uma organização em pastas (quando o cliente assim preferir), atualizar o sistema de propriedade do cliente (já utilizado) ou todas as opções em conjunto.

É possível criar um índice e organizar os documentos, em sua forma digital, que foram criados anteriormente ao projeto de digitalização. Chamamos de migração. Migramos sua base de dados em forma de tabela, planilha, banco de dados, ou seja, nos formatos: TXT, DBF, MDB, XLS,DB, dentroe muitos outros, unificando e modernizando o gerenciamento de seus documentos. E mesmo que não estejam indexados nos formatos mencionados, apenas em pastas ou em mídias (CD, DVD, FITA), a migração poderá ser feita de forma automática ou manual.

Quando indexamos, o índice é gerado de forma a alimentar o sistema GED do cliente ou instalamos o SOFTDOC, sistema próprio desenvolvido por nossa empresa, de forma gratuita e licença permanente, na versão SERVICE para que os documentos possam ser localizados e visualizados.

Saiba mais sobre o SOFTDOC.

O quê indexamos?

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Microfilme (16mm e 35mm)

Microfichas

Cartão-janela

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