Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informações, e tornar os processos de negócios mais rápidos (SPRAGUE JR., 1995).

É a combinação de diversas tecnologias visando a captação, o armazenamento, a indexação e localização de imagens digitalizadas de documentos, ou seja, armazenar e compartilhar documentos em forma de imagens eletrônicas, em vez de papel. Oferece significativas vantagens, como: rapidez na localização de informações, de documentos em geral, pois o documento não transita em papel e sim, em forma eletrônica digital, o que permite a sua localização com extrema rapidez, sem deslocamento de funcionários e consequentemente um considerável ganho de produtividade.

O SOFTDOC

É um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. A gestão arquivística de documentos compreende a captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A eliminação de documentos é feita de forma controlada e de acordo com a legislação em vigor.

Pode gerenciar documentos digitais, convencionais e híbridos (um documento pode ter parte convencional - papel - e parte digital). Com relação aos documentos convencionais, o sistema inclui apenas o registro das referências nos metadados, como por exemplo, número de protocolo, código de classificação e data, já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos.

Benefícios:

Ao se implantar o SOFTDOC, é possível se obter os seguintes benefícios:

  • Aperfeiçoar e padronizar os procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos;
  • Facilitar a interoperabilidade entre os sistemas;
  • Integrar as área de tecnologia da informação, arquivo e administração.

Objetivos:

  • Realizar a captura de forma a garantir a estabilidade do conteúdo, da forma e do contexto para assegurar a autenticidade dos documentos;
  • Organizar os documentos com base no plano de classificação: aplicação do código de classificação para assegurar a organicidade dos documentos;
  • Capturar e registrar os metadados associados aos documentos, para apoiar o controle do ciclo de vida, autenticidade, acesso e preservação;
  • Pesquisa e localização para a identificação de documentos por meio de parâmetros definidos pelo usuário com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar esses documentos, bem como seus respectivos metadados;
  • Apresentar as formas de saídas requeridas pelos documentos e pelas atividades desenvolvidas pela organização;
  • Apresentar os documentos com a forma e o conteúdo que tinham quando foram produzidos pela primeira vez;
  • Armazenar e gerenciar de forma segura com ênfase na manutenção da autenticidade dos documentos;
  • Controlar o acesso a fim de impedir alteração, ocultação, acréscimo e supressão dos documentos que ameacem a autenticidade;
  • Restringir o acesso para cumprir com as determinações impostas pelo grau de sigilo e o resguardo da privacidade;
  • Realizar sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a partir da tabela de temporalidade e destinação;
  • Assegurar que a eliminação seja feita de forma autorizada, controlada e segura, sendo proibidas as eliminações automáticas;
  • Exportar os documentos para transferência ou recolhimento;
  • Apoiar a preservação dos documentos arquivísticos durante todo o período previsto para a sua guarda.





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